In deze blog wordt er aandacht geschonken aan 11 tips voor uw boekhouding. Deze 11 tips voor uw boekhouding helpen u om een georganiseerde en gestructureerde ondernemer te worden. Tevens wordt er uitgelicht welke basis boekhoudkundige kennis u nodig heeft om te kunnen ondernemen.
1. Besteed aandacht aan uw debiteuren.
Het beheren en controleren van uw debiteuren is niet leuk maar het betaald krijgen daarentegen geeft wel voldoening want daarvoor zijn de meeste mensen ondernemer geworden. Zorg er voor dat u goede inzichten heeft over uw openstaande posten. Het is belangrijk om dit goed bij te houden aangezien uw klanten ook uw BTW betalen. Als u niet tijdig betaald krijgt, schiet u dit bedrag in feite voor.
Tip: Zorg voor structuur. Neem iedere maand één specifieke dag om dit bij te houden. Zelf doe ik dit op de eerste dag van een nieuwe maand.
2. Houd uw Cashflow in de gaten.
Het is belangrijk om te weten waar uw geld naartoe gaat. Hoe beter uw kennis over de cijfers hoe groter de kans is dat u geen financiële problemen krijgt. Hierbij is het belangrijke om geld te reserveren voor de inkomstenbelasting, btw-aangiftes en vennootschapsbelasting. Door gebruik van een boekhoudprogramma zoals bijvoorbeeld: e-boekhouden.nl krijgt u gemakkelijk een liquiditeitsanalyse uitgedraaid.
Tip: Bent u freelancer houdt rekening met een verhouding van 40/60; 40% sparen voor belastingen / 60% vrije te besteden.
3. Bonnen en facturen registreren
Een van de grootste problemen voor ondernemers zijn de schoenendozen met bonnetjes of mailboxen vol met orderbevestigingen of facturen. Zorg voor een goede workflow binnen uw organisatie.
Ten tweede is er in de huidige tijd eigenlijk geen excuus meer om dit goed bij te houden. Met de huidige automatiseringen is het gemakkelijk om direct van uw bon een foto te maken en deze online of direct naar uw administratie door te sturen. Hierdoor is het gelijk gedocumenteerd.
Tip: Gebruik de app van uw boekhoudprogramma, dropbox of google drive om uw bestanden op te slaan of mail ze direct naar de digitale brievenbus van uw boekhouding.
4. Weet het verschil tussen een factuur en een ontvangstbevestiging/pro-forma
Voor de teruggave van BTW moeten de facturen voldoen aan een aantal voorwaarde. Een van de voorwaarden zijn correcte NAW-gegevens, duidelijkheid dat dit een factuur betreft, een datum, een uniek factuurnummer en tot slot dient de btw correct vermeld te worden.
Tip: Maak een afvinklijst van de verplichtingen op iedere factuur zodat je dit snel en makkelijk kan controleren.
5. Houdt privé vs. zakelijk gescheiden
Voor iedere ondernemer is het belangrijk dat de privé en zakelijke uitgaves niet door elkaar heen gaan. Dit omdat u dan wellicht grote zakelijk uitgaven vergeet af te trekken van de winst. Daarentegen kan het ook voorkomen dat u grote privé uitgaven per ongeluk zakelijk opneemt terwijl dit niet is toegestaan.
Tip: Vaak komt dit voor bij het gebruik van de creditcard. Schaf een zakelijke en privé creditcard aan. Hierdoor kunt u de zakelijke en privé betalingen goed scheiden. Evenals een zakelijke en privé bankrekening.
6. Schakel een professional in om uw belastingen te doen.
Eigenlijk is dit misschien wel de belangrijkste tip, ondanks dat de kosten soms wat hoger uitvallen. U hoeft echt niet alles te laten doen door een accountant of boekhouder. Maar laat u helpen bij de aangiften en belastingen die u moet betalen. Een goede boekhouder zorgt er in ieder geval voor dat u niet teveel betaald. De kosten voor het vergeten van een aangifte lopen al gauw in de honderden euro’s. De boetes zijn niet mis. Onderstaand twee tips voor uw boekhouding.
Tip: Zorg dat u uw facturen via een boekhoudsysteem maakt. Hierdoor kunt u zelf gemakkelijk uw verkoopfacturen maken zonder fouten. Zorg ook voor automatiseringen zodat uw boekhouder zo min mogelijk tijd nodig heeft.
Extra tip: Voor buitenlandse aankopen of verkopen schakel hulp in. Dit kan soms wat complexer zijn.
7. Wees eerlijk en duidelijk tegen uw accountant/boekhouder
Communiceer duidelijk met degene die uw boekhouding doet. Zorg dat u tijdig met uw vragen als u iets niet begrijpt, u bent geen expert/financial. Daarom is het handig om goed contact te houden met uw team. Beschouw uw accountant of boekhouder als een teamgenoot.
Helaas heb ik voor deze opmerking geen speciale tips voor uw boekhouding. Wel belangrijk op persoonlijk vlak. Zorg voor een boekhouder die u vertrouwd.
8. Belangrijkste boekhoudtermen.
Onderstaand een aantal termen die belangrijk zijn om in de gaten te houden. Deze termen zijn rekeningen die u samen met uw financiële dienstverlener dient te monitoren.
- Debiteuren dit zijn alle facturen ofwel bedragen die andere aan u verschuldigd zijn.
- Crediteuren zijn alle facturen of bedragen die u verschuldigd bent aan anderen.
- Omzet (al uw verkoopfacturen)
- Loonkosten
- Aankopen (artikelen die nodig zijn voor het uitvoeren van uw core business)
- Eigen vermogen (hetgeen u of uw partners in uw onderneming hebben geïnvesteerd)
- Winst
Tip: Zorg samen met uw financial voor een gezamenlijk lijstje dat u maandelijks bespreekt. Hou het kort en bondig zodat u beide op de hoogte bent van de gang van zaken.
9. Financiële overzichten
Voor verschillende ondernemingsvormen zijn er verschillende verplichtingen. Bent u een freelancer heeft u vaak alleen inzicht nodig in uw liquiditeit en heeft u een nette balans en winst & verliesrekening nodig voor uw aangifte inkomstenbelasting. Bent u een kleine ondernemer en heeft u een eigen BV of holding. Dan bent u verplicht om een verkorte jaarrekening op te maken. Heeft u investeerders of bent u beursgenoteerd komt er veel meer kijken bij uw financiële overzichten.
Tip: Schaf een simpel en duidelijk boekhoudprogramma aan zodat u gemakkelijk een winst & verliesrekening + balans kunt uitdraaien. Dit scheelt veel tijd bij uw aangiften. Voorbeeld: e-boekhouden.nl
10. Toekomst
Als ondernemer is het belangrijk om vooruit te kijken. Het stellen van doelen, mijlpalen en budgetten zorgt ervoor dat u kan anticiperen als er plotselinge veranderingen zijn. Afgelopen jaar was natuurlijk een extra bijzonder jaar door het corona virus. Hierbij zijn de ondernemingen die een goede forecast hebben gemaakt waarschijnlijk minder in de problemen gekomen of zij konden gemakkelijker bijsturen. Uiteraard kan niemand in de toekomst kijken en had niemand dit zien aankomen.
Tip: Maak een prognose voor komend jaar of misschien wel drie jaar vooruit. Zorg voor een minimale financiële buffer zodat u het minstens 2 á 3 maanden kunt volhouden.
11. Innovatie en technologie
Met de huidige ontwikkelingen in de technologie is het essentieel om uw boekhouding te automatiseren. Dit zal u in de toekomst veel geld besparen en hierdoor kunt u zich mee focussen op uw hoofdwerkzaamheden.
Tip: zoek goed naar specifieke hulpmiddelen voor uw bedrijf of software dat u kan helpen met het organiseren van de administratieve rompslomp. Er is voor iedereen wel iets wat werkt.
Wilt u meer tips voor uw boekhouding, neem dan contact op met JH Finance, zodat we samen kunnen kijken wat voor u werkt.